Des outils pour réseauter à la CVCI et ailleurs

La semaine dernière a eu lieu à la CVCI, le séminaire « Comment réseauter à la CVCI ».

Notre société intègre des applications Web de dernière génération. Parmi celles-ci,  des outils pour réseauter !

Etant le premier consommateur de nos produits, il nous paraissait pertinent d’expliquer de quelle manière nous les utilisons pour notre propre usage et celui de nos clients.

Un événement de réseautage se prépare à l’avance et nécessite du temps pour une bonne préparation. Voici comment nous avons planifié celui de la semaine dernière.

Avant l’événement
Notre premier outil est un CRM (Customer Relationship Management, en l’occurence Zoho avec 15 millions d’utilisateurs) qui va permettre de capter les informations sur les personnes  qui gravitent autour de notre société. Toutes les données y sont conservées de manière automatique (Rencontres, emails, visites de notre site Internet, opportunités de vente, etc.)

Il y a quelques temps, nous avons créé cet événement dans notre CRM sous forme d’une campagne qui a démarré le 25 août et qui se terminera au mois de novembre. La date de l’événement y est aussi insérée.

campagne-crmQuelques jours avant l’événement, un rappel nous est envoyé automatiquement, avec pour directive, de préparer cet afterwork.

Regle-campagne

Dans ce cas, la liste des participants est prise sur le site de la CVCI et les invités sont importés dans l’outil CRM sous la campagne créée précédemment.

screenshot-crm.zoho.com 2015-08-29 09-49-21

Nous essayons de déterminer si un participant peut-être intéressé par notre offre ou s’il a des prestations qui nous intéressent. Dans ce cas là, un intérêt commun entre Equinox et iDAYit serait des cadeaux publicitaires pour nos clients et notre service pour la gestion des réseaux sociaux.

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Une recherche sur LinkedIn s’impose pour voir si nous avons des relations communes. Il y  a de grandes chances que cela soit le cas, et LinkedIn est un outil redoutable qui favorise la prise de contact.

Bien que le but d’un événement de ce type est de se présenter naturellement et sans appréhension, il est pertinent de connaitre un maximum d’informations avant de s’y rendre (histoire d’être à l’aise).

On peut ensuite inviter les participants sur LinkedIn  les jours précédents l’événement avec un petit message sympathique et personnalisé dans lequel nous mentionnons que nous souhaiterions faire leur connaissance dans le cadre de cette rencontre.

Pendant l’événement
On se présente, on fait des connaissances et on essaie de trouver les personnes susceptibles de nous intéresser ou vis-versa.

Dans le cas présent, Julian Lee de la société L’Avenue Digital Media Sàrl rencontré durant l’apéritif pourrait nous proposer la réalisation de films publicitaires sur Internet pour notre société. Et clic! On le retrouve dans notre CRM.

screenshot-www.linkedin.com 2015-08-29 10-04-33Après le meeting
On se retrouve avec beaucoup d’informations, de cartes de visite, etc… Il faut  les saisir rapidement pour ne rien oublier. En l’occurence, nous complétons les informations contenues dans notre liste de campagne CRM et créons des tâches et actions à entreprendre pour les prochaines semaines (rappel téléphonique, envoi d’informations particulières demandées par le prospect et, espérons-le, notre futur client).

activites-en-cours

La plupart des tâches de rappel se créent automatiquement selon les rapports de visite que nous créons dans le CRM. Cela prend du temps, les premières fois, de tout paramétrer. En revanche les chances d’oublier de re-contacter une personne se réduisent considérablement.

rapport-de-visite

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On utilise parfois un scanner de cartes qui permet d’enregistrer les personnes au travers du smartphone vers notre CRM.

C’est un peu de travail mais il est capital que ces informations soient disponibles pour nous, nos collaborateurs ou les personnes que nous engagerons dans le futur. Ces dernières pourront bénéficier directement de toute l’informations capitalisées par les collaborateurs.

Les semaines suivantes
Les semaines qui suivent cet événement sont importantes. Les rendez-vous seront pris avec les différentes personnes rencontrées et, but ultime,  nous espérons tous que des opportunités de ventes pourront survenir.

activites-en-cours
L’outil CRM remplit là une de ses principales fonctions, celle de la prévision des ventes (grâce à une vision plus claire de ce qui devrait se passer). Une opportunité de vente est créée avec une entreprise. L’analyse s’affine, une proposition commerciale personnalisée est faite et espérons-le, sera gagnée par la suite.

opportunites-de-ventes

L’origine de la campagne (de la relation) étant connu, il sera même possible quelques mois après l’événement de déterminer le chiffre d’affaires réalisé sur ce dernier en consultant un rapport venant du CRM. Si vous organisez un événement, vous pouvez en indiquer les coûts et donc en mesurer la rentabilité.

L’envoi d’une Newsletter spéciale peut-aussi être constitué. C’est d’ailleurs par ce biais que certains lecteurs le recevront. Les contacts récoltés durant l’événement pourront librement choisir de lire notre newsletter ou de se désabonner.

La newsletter est bien sûr reliée au CRM Zoho afin de mesurer le taux d’ouverture et l’impact sur nos réseaux sociaux.

Impact Newsletter

En conclusion
Les outils modernes peuvent faire la partie technique de ces événements de réseautage. L’humain demeure en tous les cas au centre de la relation client. Les meilleurs outils du monde ne sont rien, sans capital sympathie et sans produit répondant à un besoin pour l’entreprise. On aura quand même peu de chance de susciter l’intérêt.

Nous organisons un événement à l’Y-PARC d’Yverdon le 1er octobre dans lequel nous présenterons les outils dont nous parlons aujourd’hui avec des cas pratiques. Vous aurez l’occasion aussi de voir des outils de réseautage encore plus avancés.

Cliquer pour s’inscrire :

Inscription à l’événement !

Ci-dessous, un outil permettant de dialoguer avec les internautes en connexion avec le CRM. Mais aussi de mesurer dans le CRM l’impact d’une campagne d’Adwords.

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